Forfatter: Arild S. Stana
God eierstyring og selskapsledelse krever et samspill mellom eiere, styret og ledelsen. Samspillet forutsetter at disse tre organene er enige om hvilken retning virksomheten skal velge og hvilke forventninger partene har til måloppnåelse. Uformelle eiermøter er et virkemiddel.
Eierstyring skjer i samspillet mellom eierne, styret og daglig leder. Forutsigbar eierstyring forutsetter planlagt samhandling gjennom møter, prosesser og hensiktsmessige relasjoner. Eierne trenger innsikt om virksomheten, og det er styret og daglig leder som best kan gi denne informasjonen. Styret og daglig leder kan ha behov for å høre mer om eiernes intensjoner om eierskapet og forventninger til selskapet. De lovregulerte eierorganene, generalforsamling i aksjeselskap og representantskap i interkommunale selskap, er lite egnet for åpen dialog om selskapet og eiernes interesser.
KS anbefaler i sine 21 anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse at det jevnlig gjennomføres eiermøter. Et eiermøte er ikke lovregulert. Det erstatter ikke lovpålagte møter i eierorganene. Begrepet eiermøte har ulike innhold i kommunene. I noen kommuner er det et åpent informasjonsmøte der selskapene presenterer seg for de folkevalgte. I andre kommuner er dette et planlagt møte der eierne og selskapet kan drøfte saker og legge grunnlaget for kommunens eierstrategier for selskapet. Det er denne betydningen som omtales nedenfor.
Formålet er å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapene. Eiermøtet er en uformell arena for avklaringer, samordning og informasjonsutveksling der det ikke skal treffes vedtak. I eiermøter drøftes ofte framtidige utfordringer, behov for utvikling og strategi for å møte disse utfordringene. Det bør ikke legges føringer eller «gis signaler» som vil gripe inn i styrets myndighetsområde.
Deltakerne i eiermøte er fra eierne; medlemmene av generalforsamlingen eller representantskapet, og fra virksomheten; styret og daglig leder. I mange eiermøter deltar også kommunaldirektøren eller medarbeidere i eiersekretariatet. Hvem som deltar, må avgjøres ut ifra hensiktsmessighet for det aktuelle selskapet.
Selskap med mange kommunale eiere bør avklare om det skal avholdes felles eiermøter, eller eiermøter hver for seg.
I selskap der kommunen er en av flere eiere er likebehandling av alle aksjeeiere en forutsetning. Dette omfatter også hvilken informasjon kommunen som eier mottar fra selskapet og hvilken kontakt det er mellom kommunen og selskapet. Det er derfor viktig at representanter fra samtlige eiere deltar i disse møtene. Dette er imidlertid ikke til hinder for at et formannskap eller kommunestyre inviterer et selskap for å gi orienteringer om selskapet. Slike orienteringer bør imidlertid ikke bære preg av strategiske drøftinger.
Både kommunen og selskapet kan be om eiermøter når det er behov for å diskutere spørsmål av strategisk art, og når styret ønsker innspill og tilbakemelding fra eierne. Det er ikke i dette forumet eierne skal gi styret instrukser, men møtene kan bidra til å gi en indikasjon på forhold som er politisk omdiskutert, og som selskapet derfor bør ha en tett dialog med eierne om. Hyppigheten vil derfor variere. En forutsigbar møteplan anbefales.
Eiermøtet ansees av mange kommuner å være selskapets møte. Selskapet inviterer til møtet og setter dagsorden. Likevel kan eier eller eiere initiere slike møter. Det fattes ikke vedtak, og møtet er slik uforpliktende for eierne og for selskapet. Reglene om møteoffentlighet etter kommuneloven § 11-5 gjelder i slike tilfelle ikke for disse uformelle møtene, og eiermøtene gjennomføres derfor med lukkede dører.
Flere kommuner og fylkeskommuner har i sine eierskapsmeldinger vedtatt praksis eller rutiner for eiermøtene sine. Nedenfor er Troms fylkeskommune og Meløy kommune sine omtaler om eiermøter.
Eiermøter – Troms fylkeskommune – 2025
Et eiermøte er et møte mellom representanter for fylkeskommunen som eier og representanter for selskapets styre samt daglige leder. Det skal jevnlig (minst en gang i året) gjennomføres eiermøter med de viktigste selskapene der fylkeskommunen har en dominerende eller stor eierandel. Det understrekes at eiermøte er en uformell arena der det ikke skal treffes vedtak eller legges føringer/ «gis signaler» som styret for selskapet kan anse bindende.
For en del selskaper anses det tilstrekkelig at eierskapsutøvelsen foregår på den årlige generalforsamlingen.
I løpet av året vil det i noen sammenhenger være naturlig med mer uformell dialog mellom eier og selskapet, besøk på bedriftene vil også kunne forekomme, både på initiativ fra politisk og administrativt hold – eller fra bedriftene selv.
Meløy kommune – Retningslinjer for gjennomføring av eiermøter i kommunalt eide selskaper
1. Målsetning
Disse retningslinjene er utarbeidet for å sikre at eiermøter i kommunalt eide selskaper gjennomføres på en strukturert, transparent og effektiv måte. Målsettingen er å fremme godt
eierskap, ansvarlighet og samarbeid mellom kommunen og de selskapene som kommunen eier.
2. Formål
Formålet med eiermøtene er å:
- Sikre at kommunens interesser ivaretas i de selskapene den eier.
- Følge opp selskapenes virksomhet, økonomiske resultater og strategiske mål.
- Legge til rette for dialog mellom kommunen og selskapene.
3. Møtefrekvens
Eiermøter skal avholdes minimum én gang i året. Ekstra møter kan innkalles ved behov, for
eksempel ved vesentlige endringer i driften eller økonomien til selskapet.
4. Innkalling til møte
- Eiermøtet skal innkalles skriftlig.
- Innkallingen skal inneholde agenda, tid og sted for møtet, samt relevant dokumentasjon.
- I henhold til Meløy kommunes eierskapsmelding 2024-2027 er det formannskapet som
- fastsetter innhold, gjennomføring og oppfølging av årlig eiermøte med selskapene.
- I henhold til Meløy kommunes eierskapsmelding 2024-2027 er det faste medlemmer i
- formannskapet som innkalles til eiermøter.
5. Agenda
Agendaen for eiermøtet skal inneholde:
- Godkjenning av innkalling og agenda.
- Orientering om selskapets virksomhet og økonomiske status.
- Diskusjon om strategiske mål og planer.
- Gjennomgang av andre saker som krever eller er av eierens interesse.
- Eventuelt
• I første eiermøte etter at eierskapsmeldingen er vedtatt skal denne gjennomgås med selskapet. I samme møte skal kommunens etiske retningslinjer gjennomgås.
6. Deltakelse
- Eierrepresentanter fra kommunen skal delta på møtet. Dette er faste medlemmer i
- formannskapet, kommunedirektør og andre relevante fagpersoner.
- Representanter fra selskapet skal også være til stede for å presentere informasjon og
- svare på spørsmål.
7. Beslutningsprosess
- Beslutninger i eiermøtet skal fattes på bakgrunn av diskusjoner og presentasjoner.
- Det skal føres protokoll fra møtet som dokumenterer de viktigste diskusjonene og fattet
- beslutninger. Protokollen skal sendes til medlemmene i eiermøtets deltakere og arkiveres i kommunens arkivsystem.
8. Informasjonsplikt
Selskapet skal på forhånd sende relevant informasjon og dokumentasjon til eierne, slik at de kan
forberede seg til møtet.
9. Evaluering
Etter hvert eiermøte skal det gjennomføres en evaluering av møtets innhold og prosess. Dette
kan gjøres ved å samle tilbakemeldinger fra deltakerne.
10. Endringer i retningslinjene
Disse retningslinjene kan endres ved enighet mellom eierrepresentantene. Endringer skal
dokumenteres skriftlig.
11. Ikrafttredelse
Disse retningslinjene trer i kraft fra 23.1.2025 og gjelder for alle fremtidige eiermøter i kommunalt eide selskaper.
Kilde:
