Forfatter: Arild Sørum Stana

Å være daglig leder er ofte en ensom rolle. Styreleders ansvar og plikter krever samarbeid med daglig leder mellom styremøtene. Det er derfor naturlig at styreleder også er sparringpartner for daglig leder. Vi ser i denne artikkelen på dette for offentlige eide selskap.

Selskapslovene pålegger alle selskap å ha et styre med minst ett medlem og en styreleder. Dette gjelder enten styret har ett eller flere styremedlemmer. Denne artikkelen har oppmerksomhet på styrelederes rolle som sparringpartner for daglig leder i styrer med ett eller flere styremedlemmer; og med et særlig blikk på selskap eid av kommuner og fylkeskommuner.

Styret er et kollegium, og styreleder er i alle styrebeslutninger et medlem på samme måte som hvert styremedlem. Unntaket er når det er stemmelikhet. Da har møtelederen, som jo oftest er styrelederen, dobbeltstemme. Styreleder kan ut fra dette ikke fatte vedtak på vegne av styret mellom møtene. Styret er selskapets øverste organ og fatter beslutninger i kollegiet. Styreleder har likevel betydelig flere oppgaver enn de øvrige styremedlemmene. Dette gjelder både i forberedelse og gjennomføring av møtene; og ikke minst, som et bindeledd til daglig leder og eierne.

Det er styret som har det øverste ansvaret i et hvert selskap. Styret skal utøve sitt ansvar og sine plikter gitt i selskapsloven som gjelder for selskapet. Styreleders ansvar framgår også i selskapslovene. Styret kan delegere oppgaver til styreleder. Dette er ofte beskrevet i en styreinstruks, eller ved et særskilt vedtak i styret.

Styreleder som sparringpartner

En av mange oppgaver for et verdiskapende styre er å ha en støttende og sparende rolle overfor daglig leder. Dette bør skje i styremøtene. Da vil kompetansen til alle styremedlemmene kunne komme til nytte. Slike oppgaver vil imidlertid, av praktiske grunner, og i kraft av styreleders særlige ansvar og plikter, bli delegert til styreleder.

Slike oppgaver forutsetter en aktiv styreleder med gode samarbeids- og kommunikasjonsferdigheter. Hen må også klare å være sparringpartner uten å gripe inn i daglig leders ansvar og plikter. En styreleder som sparringpartner for daglig leder gir råd, veiledning og strategisk støtte, og fungerer som en uformell samtalepartner utenfor formelle styremøter for å utforske ideer, å vurdere utfordringer, å drøfte ledelsesutfordringer og å drive selskapet framover.

Hva kan være sparringtema?

Vi skal se nærmere på noen områder hvor det vil være nyttig å bidra med slik støtte til daglig leder i kommunalt eide selskap.

Styret ansetter daglig leder, er arbeidsgiver i henhold til arbeidsmiljøloven og arbeidsavtalen i arbeidsforholdet og vedtar eventuell avvikling av arbeidsforholdet. Styret vedtar hvordan dette skal utføres i praksis. Det er svært vanlig at styreleder utøver det løpende arbeidsgiveransvaret. Mange kommunale eiere stiller krav til sine selskap om lønns- og arbeidsvilkår; som for eksempel at lederlønnene er nøkterne og ikke er lønnsdrivende sammenliknet med kommunens lønnsnivå eller det lokale arbeidsmarkedet. Etiske retningslinjer er at annet tema hvor kommunen enten forventer at kommunens eget reglement blir benyttet, eller at det er krav om å utarbeide og rapportere på selskapets eget regelverk. Slike forventninger er som regel omtalt i eierskapsmeldingen i kommunen.   

Styreleder er også bindeleddet til eierne. Med en eller flere kommuner eller fylkeskommuner som eier, er utøvelsen av eierskapet avgjørende for daglig ledelse og styrets arbeid. Eierskapet skal utøves gjennom eierorganet. Mange folkevalgte og partigrupper kommer med synspunkt utenom eierorganene om kommunens selskap både i folkevalgte organ og i media. Styreledere og daglige ledere opplever også å bli kontaktet direkte av folkevalgte og innbyggere med forventninger; ja til og med krav fra folkevalgte om saker som hører under selskapsledelsen. I prinsippet skal styret og daglig leder forholde seg til vedtakene i eierorganet. Samtidig er det riktig å fange opp politiske signaler og å vurdere hva de kan bety for selskapet på kort og lang sikt.

Mange kommunalt eide selskap yter selvkostfinaniserte tjenester for kommunen. Dersom selskapet har en blanding av konkurranseutsatt virksomhet og skjermede kommunale tjenester, stilles strenge krav for å unngå kryssubsidiering. Dette gjelder for eksempel for avfallsbransjens skille mellom husholdningsavfall og næringsavfall. Å unngå brudd på reglene om offentlig støtte er avgjørende for tilliten hos eierne; og ikke minst hos innbyggerne. Forståelsen av regelverket og bruken av dette for personer som kun har erfaring fra konkurranseutsatt virksomhet kan kreve tid og erfaringsoppbygging.

Vi har også eksempler på at kommuner stiller like krav til alle sine selskap om å følge det offentlige anskaffelsesreglementet. Og at dette gjelder uavhengig av hva slags type selskap og formål for selskapet. I noen selskap oppleves dette fordyrende både ved de interne innkjøpsprosedyrene og selve anskaffelsen.

Mange kommunalt eide selskap må følge offentlighetsloven og forvaltningsloven. Selve avklaringen av om selskapsform, formål og eierskap krever dette, forutsetter oppmerksomhet på lovanvendelsen; og deretter hvordan dette praktisk skal gjennomføres i det enkelte selskap.

Kommunalt eide selskap er underlagt kontroll fra kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Med flere eiere av samme selskap bør eierne koordinere kontrollvirksomheten. For styret og daglig leder er slike kontroller en del av rammevilkårene som de må forholde seg til.

Flere slike forhold vil være omtalt i kommunens eierskapsmelding som skal utarbeides minst en gang i valgperioden; altså hvert fjerde år. Eierskapsmeldingen er et dokument som styret må kjenne til; og for daglig leder og styreleder vil drøfting av innholdet måtte skje for å sikre styrebehandling og utøvelse av daglig ledelse i samsvar med kravene.    

Hva innebærer det å være en sparringpartner?

• Strategisk veiledning

Styrelederen bidrar med erfaring og innsikt i å iverksette selskapets strategi og å identifisere og analysere utfordringer.

• Støtte for daglig leder

Er en fortrolig samtalepartner for daglig leder i vanskelige ledelsesmessige beslutninger eller forhold i ledergruppa og blant nøkkelmedarbeidere.

• Bindeledd

Fungerer som et viktig bindeledd mellom administrasjonen og styret, spesielt ved forberedelse av saker til styret og å diskutere uformelle problemstillinger.

Vi anbefaler alle styreledere å avklare i styret og sammen med daglig leder hvordan styreleder bør opptre som sparringpartner.

For daglig leder må dette oppfattes som nyttig for egen utvikling og for selskapet. Styreleder og daglig leder må ha en passe distanse til hverandre samtidig som det bygges tillit og fortrolighet.

Styret må fortløpende bli kjent med hvordan styreleder og daglig leder jobber sammen. Styret har en plikt til å føre tilsyn med daglig leders måte å lede bedriften. Styreleders sparringrolle må ikke svekke måten styret i fellesskap ivaretar denne plikten.

Vår erfaring er at et åpent og tillitsbasert forhold mellom styreleder og daglig leder som sparringpartnere bidrar til å skape merverdi for selskapet. Det gir daglig leder flere aspekter og avveininger for sine beslutninger i den strategiske og operative ledelsen. Å ha en uformell samtalepart gir daglig leder støtte i dennes eget lederskap. En annen viktig effekt er at dette også styrker styreleders øvrige oppgaver.