Forfatter: Arild Sørum Stana
Vi anbefaler å sette etiske retningslinjer, etterlevelse og etisk refleksjon på dagsorden i styret. Styrer i små selskap sier ofte: Dette angår ikke oss. Vi er for små, dette kan vi ikke bruke tid på. Utfordringene er de samme i uavhengig av størrelse og bransje. Uetisk atferd svekker omdømmet. Vi anbefaler alle å tenke over hvilke forventninger andre har til deg, styret og selskapets etikk. Her er noen praktiske tiltak og råd om styret og daglig leders arbeid med etikk.
Styret skal sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten. Dette omfatter også å utarbeide etiske retningslinjer for selskapet; og å følge med på hvordan disse etterleves. Styret bør minst én gang i året ha etterlevelse av lover og regler og eksterne og internt vedtatte retningslinjer på dagsorden. En slik sak bør være i styrets årsplan for de fastsatte møtene. Det bør avklares hva styret ønsker lagt fram fra daglig leder, og hvordan saken skal behandles. Det er i alle styremedlemmer og styrers interesse å være trygge på at selskapet ikke bryter lover og regler eller at selskapets ansatte opptrer uetisk?
Nedenfor er eksempler på hvordan styret kan behandle dette temaet.
Risikoanalyse
Et virkemiddel er å gjennomføre en risikoanalyse for å finne ut hvordan etikkarbeidet bør innrettes og prioriteres. Virksomheter utvikler seg, krav og forventninger fra kunder, leverandører og banker endrer seg. Dette påvirker også risikosituasjonen. Det er derfor nødvendig å oppdatere de etiske risikoanalysene. Hvor ofte dette bør gjøres, er situasjonsavhengig, og er et tema for styret å bestemme. En årlig gjennomgang med eventuell revidering er å anbefale.
Analysen skal gi svar på:
- Hvor og hvordan kan uetisk atferd skje i virksomheten?
- Hvor sannsynlig er disse hendelsene?
- Hvilke konsekvenser kan hendelsene ha på virksomheten internt, eksternt og overfor eierne?
Analysen vil gi et samlet bilde av risikoen for hele selskapet, og samtidig være grunnlaget for å prioritere tiltak for å redusere risikoen. Tema det må rettes oppmerksomhet på er avhengig av virksomhetens størrelse, bransje, marked og mer tidsaktuelle forhold. Nedenfor er noen tema:
- Korrupsjon
- Bestikkelser
- Menneskerettigheter
- Hvitvasking
- Interessekonflikter
- Arbeidslivskriminalitet
- Konkurransesamarbeid
- Helse, miljø og sikkerhet
- Klima og miljø
- Varslingsrutiner
- Konfidensiell informasjon
- Forretningshemmeligheter
- Mangfold og inkludering
- Diskriminering
- Trakassering
- Sponsor – sponsing
- Hva er særskilt for vår bransje?
- Hva er særskilt for våre produkter og tjenester?
- Hva er særskilt for de land og kulturer vi har forbindelser i?
- Selskapets eiendom – også immaterielle eiendeler
- Håndtering av feil og mangler
- Informasjonssikkerhet
- Bruk av kunstig intelligens
Revisjon av etiske retningslinjer
Noen selskap har utarbeidet etiske retningslinjer. Disse kan være utdatert eller, ha «hull» som utnyttes av de ansatte eller at nye områder må tas med. Dette kan gjelde der det er satt eksakte beløpsgrenser for å ta imot gaver.
En årlig gjennomgang og fornyelse av de etiske retningslinjene foreslår vi at dere har i styrets årsplan.
Etterlevelse av etiske retningslinjer
De etiske retningslinjene gjelder alle ansatte og styrets medlemmer i sitt arbeid i selskapet. Ved revidering av de etiske retningslinjene er en rapport fra daglig leder om hvordan retningslinjene etterleves nødvendig. Dette sikrer både styrets plikt til en forsvarlig organisering av selskapet og styrets plikt til å føre tilsyn med daglig leder. Informasjon til styret om etikk kan inngå i daglig leders rapport til styret minimum fire ganger i året.
Mange daglige ledere har opplevde at retningslinjene er omfattende, vanskelige for medarbeidere å anvende i daglig arbeid, at det er for lavt eierskap eller at sammenhengen mellom selskapets verdier og retningslinjene er for svak.
Dette påvirker gjerne hvordan retningslinjene blir omtalt og fulgt. Her er en sjekkliste for de som ønsker å forenkle sine etiske retningslinjer. Bestemmelsene må være:
- enkle å forstå og konkret formulert ved å sette klare grenser for aktuelle situasjoner og hendelser i selskapet
- relevante for medarbeidernes hverdag og de utfordringer og dilemmaer de kommer opp i i sitt arbeid
- være avgrenset i omfang, og ha et lettlest språk slik at de er lette å forstå og bruke
Hva hvis vi ikke har etiske retningslinjer?
I mindre selskap kan det være kortere avstander for å formidle verdier og holdninger mellom leder og medarbeidere. Da kan det også være enklere å ta etiske vurdering, samråde seg med en kollega og følge hverandre opp uten at det er vedtatt etiske retningslinjer.
Dersom eierne ikke har stilt krav om at selskapet skal ha etiske retningslinjer, er det opp til styret om selskapet skal ha dette. Styret har fortsatt ansvar for å unngå uetisk atferd. Dette inngår i styrets plikt til en forsvarlig organisering av selskapet.
Skap et etikklima
Alle ansatte er ansvarlig for etisk atferd og handlinger. Dette gjelder også det å si i fra om uetiske atferd eller saker som må vurderes i lys av selskapets verdier og felles etiske normer og retningslinjer. Styret, ledere og ansatte må etablere og vedlikeholde et ytringsklima hvor det er normalt og naturlig å uttrykke motstand mot handlinger som er etiske tvilsomme. Og at dette skjer uten represalier og forlegenhet.
De fleste situasjoner vi kommer opp i, er lette å vurdere ut fra lover, forskrifter, standarder, regler og rutiner. Noen situasjoner er mer krevende og kan ha mange mulige alternative løsninger. Slike dilemma, uten ett svar, forutsetter etisk vurdering. Øyvind Kvalnes bruker begrepet etisk kompetanse om en person og en gruppes evne til å gjennomføre den langsomme refleksjonen over hva som er akseptabelt å gjøre i situasjonen de er i.
Etisk refleksjon før beslutning
Alle styremedlemmer, daglige ledere og medarbeidere bør trene på etiske vurderinger hver for seg og i fellesskap. Ut fra risikoanalysen omtalt tidligere kan dere lage dilemma for å trene. Både i trening, og når du står overfor en situasjon der det er uklart hva som er det riktige å gjøre, bør du bruke sunn dømmekraft og vurdere følgende spørsmål:
To etiske situasjoner
Styret og daglig leder må se på seg selv som forbilder og kulturbyggere for hele organisasjonen. Styret må derfor utøve en etisk, åpen, ærlig og ansvarlig arbeidsform. Her er to situasjoner å trene på:
Du er nyvalgt styremedlem. Etter tre møter har du sett at bedriften ikke har forsvarlig dokumentasjon på risikofylte saker. Du har tatt det opp i to møter uten å bli hørt. Du ønsker ikke å bli en møteplager, og vurderer å la være å ta det opp på nytt. Hvilke vurderinger bør du gjøre?
Du er daglig leder og skal kjøpe malertjenester for opptil kr. 500 000. En av dine beste venner har nylig begynt i en lederstilling i et malerfirma dere har kjøpt tjenester av. Hun kommer ikke til å ha noe med tilbud, forhandlinger og kontrakt med ditt firma. Hvilke vurderinger gjør du om ditt valg av leverandør?
Ønsker du mer kunnskap, så les gjerne flere artikler om etikk på våre medlemssider. Du kan også delta på våre kurs om etikk.
Du kan også ta kontakt med oss hvis du har behov for praktisk hjelp til utforming av etisk regelverk i din virksomhet.
